Organiser une manifestation
Vous êtes une association Neuvilloise, et vous souhaitez organiser un évènement ouvert au public ?
Vous devez au moins 2 mois avant la date prévue de l’évènement déclarer votre manifestation à la mairie en précisant la date souhaitée et l’évènement prévu, vérifier la disponibilité du lieu dans lequel vous souhaitez réaliser cet événement. Une fois la date et le lieu fixés, plusieurs démarches sont à effectuer en fonction de la manifestation.
Contexte sanitaire
Les manifestations sont autorisées, moyennant le respect de certaines règles :
- Rappel par les organisateurs des règles du protocole sanitaire (gestes barrières, distanciation sociale…)
- Mise à disposition de gel hydroalcoolique
- Respect des jauges et des règles en vigueur au moment de la manifestation
Les démarches à effectuer
Demande de débit de boissons
Vous organisez une buvette ou un espace de restauration avec de la vente de boissons, il est obligatoire dans ce cadre de faire une demande d’ouverture de débit de boissons temporaire auprès de la mairie.
Buvette dans une installation sportive : dans une enceinte sportive (stade, salle d’éducation physique, gymnase, etc.), une association ne peut pas vendre ou distribuer des boissons alcoolisées. Des dérogations temporaires peuvent être accordées dans certains cas.
Demande de réservation de salle
Pour vos manifestations, la commune est en mesure de mettre des salles à votre disposition. Le calendrier annuel de réservation est établi lors de la réunion des associations, mais il reste possible de réserver des salles tout au long de l’année en fonction des disponibilités.
Demande de prêt de matériel
Pour vos manifestations, la commune est en mesure en fonction des disponibilités de prêter du matériel : tables, chaises, bancs, barnums… Afin de s’assurer que ce matériel est disponible, il est conseillé de faire la demande au plus tôt.
Demande d’occupation du domaine public
Votre manifestation se déroule en extérieur, vous devez obtenir l’autorisation de la mairie et demander, si besoin, un arrêté d’interdiction de stationnement et de circulation.
Demande d’autorisation de vente au déballage
La vente au déballage qui permet de vendre des marchandises, neuves ou d’occasion, de façon dérogatoire est soumise à une réglementation. Vous devez faire une déclaration préalable ainsi qu’une demande d’occupation du domaine public. Vous devez également tenir un registre permettant l’identification des personnes qui vendent des objets.
Demandes d’autorisations particulières
Feux d’artifice selon le lieu du tir, la réglementation est différente : sur un lieu public vous devez faire une déclaration de spectacle pyrotechnique ; sur un lieu privé vous devez demander une autorisation au propriétaire du terrain.
Pour diffuser des œuvres musicales lors d’une manifestation publique, il est obligatoire d’obtenir une autorisation de la société des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique (Sacem) et de payer des droits de diffusion.
Le guichet unique du spectacle occasionnel (Guso) est un service destiné aux employeurs (associatifs ou autres) qui emploient occasionnellement un ou plusieurs intermittents du spectacle. Ce service leur permet d’effectuer en ligne l’ensemble des formalités liées à l’embauche et à l’emploi de ces salariés.
Changement d’affectation des locaux
- Utilisation courante : lorsque le site utilisé est déjà classé comme ERP (Établissements Recevant du Public) et que son utilisation prévue par la manifestation est celle validée par la SCDS (Sous Commission Départementale de Sécurité), tant pour l’activité que pour le nombre maximal de personnes admises, aucune mesure particulière ne s’impose.
- Utilisation exceptionnelle des locaux : l’utilisation, même partielle ou occasionnelle d’un établissement pour une exploitation autre que celle autorisée ou pour une démonstration ou une attraction pouvant présenter des risques pour le public et non prévue par le présent règlement doit faire l’objet d’une demande d’autorisation auprès de la commission de sécurité compétente.
Pour que votre demande soit traitée au mieux, nous vous invitons à nous documenter le formulaire ci-dessous ou à nous faire parvenir votre déclaration de manifestation ainsi que les différents formulaires par courrier.
Formulaire de déclaration d'une manifestation
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